秘密保持契約書のチェックポイント。必須記載項目やチェックリストを紹介

秘密保持契約書のチェックポイント。必須記載項目やチェックリストを紹介

秘密保持契約は、自社の秘密情報を相手方に開示する際に、開示目的外での使用や第三者への開示を禁止するものです。秘密保持契約書を作成する法的な義務はありませんが、情報漏えいの予防や、相手方の故意または過失で情報が漏えいした場合の責任追及に備えて、契約書を交わしておくことが大切です。契約の締結にあたり、自社のビジネスに必要な条項や、押さえておくべきポイントを知りたい担当者もいるでしょう。今回は、秘密保持契約書を交わすタイミングや主な記載事項、契約のチェックポイントなどを解説します。

秘密保持契約(NDA)とは

秘密保持契約とは、新たに行う商取引や共同研究などの前に、業務で必要となる秘密情報を相手方に開示し、または相手方から開示される場合に、目的外使用をしたり第三者への開示や漏えいをしたりしないことを約束する契約です。自社の秘密情報について「情報の取り扱い」「利用目的」「秘密保持義務」などを書面で明確にすることで、自社の秘密情報を守ります。

「守秘義務契約」や「機密保持契約」、英語の頭文字をとってNDA(Non-Disclosure Agreement)と呼ばれることもあります。

秘密保持契約を締結する目的

秘密保持契約は、自社の秘密情報、例えば特許申請を検討している情報、営業上のデータ、顧客情報や個人情報、新商品サンプルなどを取引先などに開示する必要がある場合に、情報の流出・漏えいを防ぐために交わします。締結する秘密保持契約に、どのような目的で締結するのかを明記することで、目的外の使用も防ぎます。

秘密情報が第三者に漏れてしまうと、自社の損失になりかねません。秘密保持契約は、さまざまな取引の場において、自社の開示した情報に関するトラブルを予防するために必要なものです。

秘密保持契約を締結するタイミング

秘密保持契約を締結するのは、「自社の秘密情報を開示するよりも前」である必要があります。秘密保持契約の締結前に開示した情報は、情報を競合先に開示されたり、大切な技術を盗用されたりするリスクが高まってしまうためです。もし、事後に締結することとなったときは、契約締結日よりも前に相手方に対して開示した秘密情報についても、さかのぼって秘密保持義務を課すとの規定を織り込むべきでしょう。

秘密保持契約書の記載例

中小企業庁の公式サイトに「秘密保持契約書ひな形」があります。これを基に、チェックポイントを解説します。

秘密保持契約書の記載例

参考:秘密保持契約書ひな形(中小企業庁「知的財産取引に関するガイドライン・契約書のひな形について」)

【チェックリスト付】秘密保持契約のチェックポイント

秘密保持契約でチェックしたい主なポイントは、次の6点です。

チェックポイント具体的なチェック項目
①秘密情報を共有する理由はビジネスと合致するか▢検討する取引や開示目的が明記されているか
▢目的外の利用は禁止されているか
②秘密情報の定義が自社に不利な内容になっていないか▢秘密情報が定義されているか
▢秘密情報に含まれない事項が明記されているか
③秘密保持義務の人的範囲の設定は適切か▢情報を開示できる人的範囲が明確か
▢相互に過大な負荷となっていないか
▢第三者へ開示した場合も適用される条項があるか
④秘密情報の複製についての規定があるか▢複製の可否が明確か
▢複製した情報も秘密保持義務の対象となっているか
▢複製した情報にも破棄・返還が適用になる条項が入っているか
⑤秘密情報の破棄・返還を要求できるか▢破棄・返還をいつでも要求できるか
▢受領者の下で破棄した場合は証明書を要求できるか
⑥秘密保持すべき期間の設定は適切か▢目的に即した期間が設定されているか
▢契約終了後も一定期間有効とする必要はないか

①:秘密情報を共有する理由はビジネスと合致するか

最初にチェックすべきポイントは、秘密情報を利用する目的です。情報の開示目的を明確にすることで、受領者が秘密情報を利用できる範囲を定めます。どのような目的で秘密保持契約を締結するのか、開示者のビジネスや受領者との計画を踏まえて、明確に定めましょう。同時に、目的外の使用を禁止する規定があるかも、確認が必要です。

相手方と取引の可否を検討するような段階で、秘密情報の利用目的を明確に規定するのが難しい場合は、秘密保持契約書の作成を弁護士に相談することをおすすめします。

②:秘密情報の定義が自社に不利な内容になっていないか

秘密保持契約ではまず、秘密情報の定義を明確にしておくことが重要です。どこまでを秘密情報とした方がいいのかは、開示者と受領者で違ってきます。

開示者にとっては、開示する情報すべてを秘密情報として、秘密保持義務や目的外使用の禁止対象とすると有利になります。例えば、「○○に関して開示された一切の情報」のような表現を用いることで、広い範囲を網羅して、開示者の秘密を守ることができます。

しかし秘密情報の範囲があまりにも広いと、受領者の管理負担が大きく、また受領側が「秘密情報である」と認識しきれず、結局秘密として取り扱ってもらえないという恐れもあります。開示者が本当に保護したい情報を特定できるのであれば、具体例を明記する・別紙にてリストを作成するなど、具体的に提示した方がいいでしょう。また、秘密情報に「秘密」「機密」「Confidential」と表記するという方法で、秘密情報を特定する方法もあります。

他方、受領者は、秘密情報の範囲が限定されているほうが、管理コストやリスク管理上メリットがあります。特に、受領者がもともと保有していた情報と開示された秘密情報が混ざるリスクがある場合には、それぞれの情報を区別して管理するためにも、秘密情報となる範囲を限定することが重要です。

取引や開示の目的も踏まえて、バランスの良い範囲の設定が必要となります。

秘密情報に含まれるもの

通常「秘密情報」に含まれるものとは、契約の当事者が「秘密情報」として開示する情報です。例えば、次のような情報があります。

  • 知的財産に関する情報
  • 営業データ
  • 顧客情報
  • 新商品サンプル
  • 顧客や従業員の個人情報

その他、企業の事業内容により、さまざまな秘密情報があります。

外部への開示を予定していない情報、開示・漏えいされると自社に損失が生じる恐れのある情報、企業が秘密として管理している情報は、秘密情報といえます。これらを例示的に示すこともあれば、概括的に「秘密情報として開示する情報」とだけ定義する場合もあるでしょう。秘密保持契約を締結する目的や検討している取引内容に応じて適切に定めることが必要です。

秘密保持契約の存在と内容、秘密保持契約の締結後に検討する取引

重要な案件や研究開発に関わる場合は、秘密保持契約そのものの存在と契約内容、検討している取引についても、秘密情報として扱うこともあります。

秘密情報に含まれない情報

上記のように定義された「秘密情報」に含まれるものでも、例外的に「秘密情報」から除外すべきものがあります。よく規定されるものは、以下のとおりです。

  • 開示される以前から受領者が保有していた情報
  • 開示を受けた時点で、すでに公知となっていた情報
  • 開示を受けた後に、受領者の責めによることなく公知となった情報
  • 開示された情報によらずに、受領者が独自に開発・取得したことを証明できる情報
  • 受領者が正当な権限を有する第三者から、秘密保持の義務なしに適法に取得した情報

③:秘密保持義務の人的範囲の設定は適切か

自社が情報を開示する側の場合には、受領者が秘密情報を開示できる人的範囲を秘密保持契約に規定して、開示可能な範囲を限定します。受領者の委託先やグループ企業など、直接の受領者以外の者に秘密情報を共有する必要がある場合には、例外的に開示できる旨を規定するとともに、その者たちも同様の秘密保持義務を負うべき旨が規定されているか確認しましょう。

また、法令等に基づき、裁判所などの公的機関から秘密情報の開示請求があった場合は、これに応じて開示しても契約違反にならない旨の規定も必要です。

④:秘密情報の複製についての規定があるか

秘密情報の複製を禁止・制限する場合は、その旨を規定しておきます。複製には、書類のコピー、パソコンへのデータ保存、メール送信も含まれます。ただし、複製を全面的に禁止すると、開示した目的を達成できない場合もあります。必要な範囲で複製を認めるなど、取引の内容に合わせて合理的に定めたほうがよいでしょう。秘密情報の複製を許可する場合は、複製物も秘密情報に含まれる旨が明記されているかどうかも、大切なチェックポイントです。

⑤:秘密情報の破棄・返還を要求できるか

秘密保持契約の有効期間中であっても、受領者が自社の秘密情報を保有していること自体が、開示者にとって好ましい状態とは言えません。有効期間の終了後だけでなく、有効期間中であっても開示者の要求があった場合は、受領者は秘密情報の複製物も含めて速やかに破棄・返還する旨を規定することも考えられます。また、受領者の管理下で秘密情報を破棄する場合は、破棄したことの証明を求める旨も記載するとよいでしょう。

⑥:秘密保持すべき期間の設定は適切か

秘密情報を守るために十分な期間を、有効期間に設定します。期間を検討する前に、有効期間、つまり守秘義務を負うべき期間を有期とするか、無期のほうがよいかを検討しましょう。継続約な取引では、秘密保持契約の有効期間を定めて、その後は自動更新とするケースもあります。有期とする場合は、秘密情報の内容や性質、開示の目的、また、自社の方針などに合わせて、適切に設定することが重要です。

ここで注意してほしいのは、契約書に「契約の中途解約」に関する条項が入っていないかどうかです。期間中に契約を解除すると、遡及して秘密保持義務がなかったことになってしまいます。従って、秘密保持契約は、相手方に違反があっても契約を解除しないのが基本です。このような条項が入っている場合は、その意図や効果を検討した上で、相手方と協議しましょう。

また、業務委託契約を締結する場合、業務委託契約と秘密保持契約の期間が同じでは、業務委託終了後すぐに秘密情報の秘密保持義務もなくなってしまいます。有効期間は情報の内容や性質によって異なりますが、「業務委託契約終了後○年間」とするなど、業務委託契約期間よりも長めに設定するのが合理的でしょう。他方、顧客情報のような重要度の高いものは「秘密保持義務は、業務委託関係が終了した後も存続する」と記載して、有効期間を無期限とするケースもあります。

秘密保持契約で特にチェックしておきたいポイントは、契約によっても異なります。開示される情報の内容や性質が踏まえられているか、取引の実態や開示の目的に合うものとなっているのか、両者にとって適切なものか等の点をよく確認しましょう。

秘密保持契約書の作成・チェックを弁護士に依頼するメリット

秘密保持契約は、法律上の決まった形式はありませんが、「不正競争防止法」「個人情報保護法」などの、営業秘密や個人情報について定めた法律に注意する必要があります。また何より、取引の実態や開示の目的に合う内容であることが重要です。しかし、関連法の内容をふまえながら、自社の利益を不用意に損なうことのないように秘密保持契約を作成・チェックすることについて、担当者の経験や知識によってばらつきがある場合や、担当者が負担に感じていることもあります。

また、検討する取引などによって織り込む条項が少しずつ異なることも、秘密保持契約の作成が難しくなる要因です。作成・チェックを弁護士に依頼することで、自社のビジネスに即した、不備のない秘密保持契約書を用意できます。弁護士のリーガルチェックを受けることで、自社が不利にならない契約書を締結できるメリットもあります。

自社の利益を守るため、秘密保持契約は必ずチェックしよう

秘密保持契約は、企業の情報漏えい対策として非常に重要な契約です。自社の秘密情報を開示して事業活動を行う際に、その情報が不正に利用されると、開示者は競合他社に先を越されるなどのリスクが高まります。一方、受領者は、秘密保持義務違反で開示者から損害賠償を請求される恐れがあるため、守るべき義務の範囲を限定しておく必要があります。自社の利益を損なわないために、秘密情報の定義や義務を負う範囲などに漏れや抜けがないか、必ずチェックしましょう。

秘密保持契約も気軽に相談できる「みんなの法務部」

秘密保持契約は、情報の開示側と受領側で取引の内容や情報を開示する目的など、さまざまなポイントを踏まえて作成するものです。適切な秘密保持契約の作成には、自社の事業内容や戦略を日頃から熟知した弁護士が、作成をサポートするのが最善でしょう。

弁護士法人ブライトが提供している「みんなの法務部」は、企業法務専門の弁護士チームが丁寧なヒアリングを行い、企業の実情を理解して継続的な関係を築いた上で、予防的な観点から各種契約書の作成やチェックをサポートします。秘密保持契約書の作成やチェックに関する不安は、「みんなの法務部」へお気軽にご相談ください。

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