はじめに｜ある日突然、内容証明が届いた

「先週まで普通に働いていた従業員が、退職したとたん弁護士から通知書を送ってきた」「在職中にそんな話はひとつも出なかったのに、なぜ今さら」——そんな状況に直面した経営者・人事担当者から、弊所には毎年多くのご相談が寄せられます。

残業代請求の通知書には、たいてい「〇日以内にご連絡ください」という期限が書かれています。時間的なプレッシャーをかけられた状態で、どう対応すればよいか分からず、途方に暮れてしまう方も少なくありません。

この記事では、残業代請求を受けた会社が最初に取るべき行動を、実際の相談事例をもとに具体的に解説します。まずは深呼吸して、一つひとつ確認していきましょう。

01残業代請求が届いたら｜焦る前に確認すること

通知書や内容証明が届いたとき、多くの会社が最初にする間違いがあります。それは「すぐに返答しようとすること」です。

弁護士が代理人として通知書を送ってきた場合、相手はすでに法的手続きの準備を進めています。このタイミングで会社が単独で、しかも感情的・即興的に返答すると、後の交渉で不利になる発言を記録されてしまうリスクがあります。

これらを確認したら、次のステップへ進みましょう。

02最初にすべきこと①｜弁護士に相談し「受任通知」を送ってもらう

残業代請求を受けたときの最初の一手は、弁護士に相談し、会社の代理人として「受任通知」を相手方へ送付してもらうことです。

受任通知とは、「弁護士が会社の代理人として対応する」という旨を相手方に伝える書面です。これを送付することで、以下のメリットが得られます。

• 相手方が直接会社へ連絡することを防ぎ、やり取りを弁護士が窓口となって一本化できる
• 「準備しているので少し時間をください」という意思表示ができ、期限の猶予が生まれる
• 会社の担当者が感情的・不用意な発言をするリスクを回避できる

弁護士に相談することを「大げさ」「費用がかかりそう」と感じる方もいるかもしれません。しかし、残業代請求は労働基準法が絡む専門的な問題です。弁護士なしで対応しようとすると、知らないうちに不利な言動をとってしまうことがあります。早期の相談が、結果的にリスクと費用を最小化します。

03最初にすべきこと②｜勤怠記録・賃金台帳を速やかに収集する

受任通知を送ったら、次は「証拠の収集」です。残業代請求の争点は、多くの場合「実際に何時間働いたか」と「その時間分の賃金が支払われていたか」の2点です。

収集すべき資料は以下のとおりです。

04最初にすべきこと③｜「固定残業代を払っていた」が必ずしも免責にならない理由

「うちは月40時間分の固定残業代（みなし残業代）を払っていたから問題ない」と思っている経営者は多くいます。しかし、固定残業代制度は要件を満たさないと法的に無効と判断されることがあります。

05残業代請求でよくある「会社側の誤解」3つ

誤解①「本人が同意していたから払わなくていい」

残業代は労働基準法上の強行規定であり、本人の「同意」があっても未払いは違法になります。口頭での同意・書面での同意を問わず、法定の残業代は支払わなければなりません。

誤解②「3年以上前の分は時効だから関係ない」

労働基準法改正（2020年施行）により、賃金債権の消滅時効は原則として5年（当面は3年）に延長されました。以前は2年でしたが、現在は遡及できる範囲が広がっています。

誤解③「退職後はもう請求できない」

退職後も、在職中の未払い賃金に対する請求権は消滅しません。退職後に弁護士を立てて請求するケースは、むしろ増加傾向にあります。

06証拠保全という手段｜会社側も使える法的手続き

残業代請求の中でも複雑な案件では、相手方が証拠保全申立を行うことがあります。これは、会社が保有する勤怠記録・日報などの書類を裁判所の手続きで開示させるものです。

しかし、会社側も証拠保全を活用できることは、あまり知られていません。また、証拠保全の期日には弁護士が対応することで、会社にとって不利な資料の開示範囲を適切にコントロールすることが可能です。

07注意｜残業代問題は「他の問題」と連動することがある

残業代請求は、それ単体で終わらない場合があります。特に以下のケースでは、複合的な問題に発展する可能性を見据えた対応が必要です。

• 長時間労働による健康障害：脳梗塞・うつ病などが「業務起因性あり」として労災申請に発展するケース
• ハラスメントとの連動：残業を強いたことがパワハラとして申告されるケース
• その他の法令違反との併発：36協定違反・休憩時間の未付与など

請求を受けた後の流れ｜解決までのステップ

多くのケースは、弁護士が介入することで交渉段階で解決します。適切な証拠と法的根拠があれば、請求額を減額したり、分割払いで合意したりすることも可能です。

再発防止のために｜今すぐできる労務管理の見直し

• 固定残業代の定めが雇用契約書・給与明細に明確に記載されているか確認
• 勤怠管理システムの記録と実態が一致しているか定期的にチェック
• 36協定の締結と労働基準監督署への届出が最新の状態か確認
• 在宅勤務・業務外の連絡（メール・チャット対応）の時間をどう扱うかルール化
• 残業代に関する社員からの申出には、口頭ではなく書面で適切に回答する体制を整備

08よくあるご質問（FAQ）

まとめ

残業代請求を受けた会社がすべき最初の行動は、「弁護士に相談し、受任通知を送ってもらうこと」です。時間的なプレッシャーの中でも、この一歩を踏み出すことで、その後の対応が大きく変わります。

実際のご相談事例から見えてくるのは、「なぜ請求されているかわからない」という戸惑いを感じながらも、弁護士が介入することで冷静かつ論理的に対応できたケースが多いという事実です。会社側に正当な根拠がある場合は、それを丁寧に示すことで解決への道が開けます。

中小企業の経営者・人事担当者の皆様、まずはご相談ください。弁護士法人ブライトは、企業側の法務を専門的にサポートしています。