顧問弁護士と就業規則を整備する方法｜社長が知っておくべき労務リスク管理の全体像

「就業規則、確か作ってあるはずだけど、最後に中身を確認したのはいつだったか……」。そういう社長は、決して少なくありません。会社のルールブックとして必要なのはわかっているけれど、日々の経営に追われるなかで、後回しになってしまいやすいのが就業規則です。問題が起きたとき初めて「うちの規則にはこんなことが書いていなかった」「これでは従業員に反論できない」という現実に直面する。就業規則をめぐる労務リスクは、まさにそこで一気に顕在化します。

この記事では、顧問弁護士と就業規則の関係を「作って終わり」ではなく、「会社を守り続けるための継続的な仕組み」として捉え直すための考え方を整理します。

なぜ就業規則の「穴」は気づかれないまま放置されるのか

就業規則は、会社を設立して従業員が10名以上になった段階で作成義務が生じます（労働基準法第89条）。しかし多くの会社では、社労士に頼んで「ひな形ベースで作ってもらった」という経緯を持ちます。その後、会社が成長し、雇用形態が増え、働き方が変わっても、就業規則は最初に作ったままという状態が続くのです。

問題が起きやすい構造は、おおむね次のようなパターンです。

• 採用時に期待通りの成果が出なかった社員への対応根拠が就業規則にない
• フレックスタイムや時差出勤など新しい働き方を取り入れたが、規則が更新されていない
• 非正規社員（パート・アルバイト・業務委託）が増えたが、正社員用の就業規則しか存在しない
• 懲戒規定の条文が曖昧で、問題社員に対して「規則に基づいて処分した」とは言えない内容になっている

こうした「穴」は、社長が日々確認するものではないため、問題が起きるまで表面化しません。そして一度トラブルが起きると、証拠の有無よりも先に「根拠となるルールがない」という致命的な状況に陥ることがあります。

就業規則の問題は、なぜ判断ミスにつながるのか

社長が労務トラブルで判断を誤るとき、その背景には共通の構造があります。それは「自分の会社の就業規則が現状に合っているかどうか、正確に把握していない」という状態で判断を下していることです。

たとえば、成果が出ない社員に退職勧奨や解雇を検討する場面を考えてみてください。実際の顧問先でも、「採用時に期待していたスキルレベルに明らかに達していない」として解雇を検討するケースがあります。このとき、弁護士が最初に確認するのは、

• 就業規則の解雇事由に、能力不足・成果不足が明記されているか
• 試用期間の定め方と本採用の判断基準が規則上どう書かれているか
• 賃金規程と雇用契約書の内容が整合しているか

これらの書類を揃えてもらったうえで、初めて「対応可能かどうか」「どのリスクがあるか」を判断できます。逆にいえば、就業規則が整備されていない状態での解雇は、「違法解雇」として争われる可能性が高まるわけです。

判断ミスの多くは、知識の欠如よりも「根拠となるルールが整っていない状態で動いてしまった」ことに起因します。

問題が起きる前にできること｜顧問弁護士の予防的活用

顧問弁護士の最も効果的な使い方は、トラブルが起きてから呼ぶことではなく、トラブルが起きにくい環境を整えることです。就業規則に関していえば、以下のような予防的な関与が可能です。

定期的な「法務ドック」としての就業規則レビュー

会社の規模が変わった、雇用形態が増えた、副業解禁・テレワーク導入など働き方が変化したタイミングは、就業規則の見直しサインです。顧問弁護士がいれば、こうした経営の変化を共有しながら「今の就業規則に穴がないか」を定期的に確認できます。健康診断のように、問題がないときにこそ確認しておくのが合理的です。

雇用形態ごとの規則整備

正社員だけでなく、パート・契約社員・派遣社員・業務委託など、雇用形態が多様化した会社では、それぞれに対応した規則や契約書が必要です。「非正規用の就業規則がない」という状態は、同一労働同一賃金の観点からも、トラブル発生時の対応根拠という観点からも、リスクを高めます。

36協定・賃金規程との整合性確認

就業規則単体で整備しても、36協定の内容や賃金規程と矛盾していれば実務的に機能しません。フレックスタイム制の運用ひとつとっても、「労使協定の作成・提出が適切にされているか」「清算期間の設定はどうなっているか」が問われます。こうした整合性の確認は、社労士と弁護士が連携することで、より確実に行えます。

問題が発生したときの対応フロー｜証拠の残し方

労務トラブルが発生した際、対応を誤らないための基本フローを整理します。特に重要なのは、「証拠は紛争になってから急に作れるものではない」という点です。

ステップ1：事実関係の記録化
何が起きたかを、時系列で文書に残します。日付・場所・関係者・やり取りの内容を具体的に記録してください。口頭のやり取りは、そのままでは証拠になりません。

ステップ2：関連書類の収集
就業規則・雇用契約書・賃金規程・36協定・採用時の募集要項・給与明細・業務評価記録など、関連するすべての書類を一か所に集めます。弁護士が状況を判断するために必要な情報のほとんどはここに含まれます。

ステップ3：弁護士への早期相談
「まだ確定ではないから」「相手の出方を見てから」という理由で相談が遅れると、取れる選択肢が減っていきます。特に解雇・懲戒処分・退職勧奨は、動く前に法的リスクを確認しておくことが必須です。

ステップ4：対応方針の決定と文書化
弁護士と相談して対応方針を決めたら、その後の会社側の動き（面談記録・通知書の発送等）も必ず文書で残します。後から「言った・言わない」になる前に、記録を積み上げることが防御につながります。

失敗事例の構造｜なぜ相談が遅れ、証拠がなかったのか

実際の労務トラブルで「もっと早く相談すればよかった」という事態になるとき、その構造はほぼ共通しています。

「自分たちで解決できると思っていた」
問題が顕在化した初期段階では、「話し合えばなんとかなる」という判断をしがちです。しかし当事者間の話し合いが長引くほど、相手側は証拠を集め、主張を固めていきます。会社側が動き出すのはそれより遅い、というケースが多いのです。

「就業規則には書いてあるつもりだった」
懲戒処分や解雇を行う際に、就業規則の懲戒事由や解雇事由を確認したところ、「該当する条文があいまいで処分の根拠として使えない」という状況はよくあります。作成当初のひな形から更新されておらず、現在の業務内容や雇用形態に対応していないことが原因です。

「面談は口頭でやっていた」
問題社員への指導・フィードバックを口頭だけで行い、記録を残していなかった。その結果、「改善指導を繰り返したうえでの解雇」という事実を客観的に証明できなくなります。業務評価のフィードバックも、メールや書面で記録しておくことが後になって意味を持ちます。

うちの会社ではどう考えればいいのか

就業規則の整備と顧問弁護士の活用について、自社の状況を確認するために以下のチェックリストを使ってみてください。

• 就業規則を最後に見直したのは3年以上前である
• 正社員以外（パート・契約社員・業務委託）に対応した規則・契約書が整っていない
• 懲戒規定に「能力不足」「成果不達成」が明示されていない
• 36協定の内容と実際の働き方がズレている可能性がある
• 問題社員への指導・フィードバックを書面で記録していない
• 雇用契約書と就業規則の内容が整合しているか確認していない

ひとつでも該当するなら、「今、問題は起きていないから大丈夫」ではなく、「今だからこそ整備できる」というタイミングです。トラブルが起きてから就業規則を慌てて書き換えても、それは問題のある社員への対応には使えません（不利益変更の問題も生じます）。整備は、平時にこそ意味があります。

再発防止策｜一度整備したら終わりにしない仕組みを作る

就業規則の整備を「一回やって終わり」にしないためには、変化のたびに見直す仕組みが必要です。具体的には以下のような場面が見直しのトリガーになります。

• 従業員数が増えた・雇用形態が変わった
• テレワーク・フレックスタイム・副業解禁など、新しい働き方を導入した
• 法改正があった（育児・介護休業法の改正、同一労働同一賃金など）
• 採用基準や職務内容・部署構成が変わった
• 実際に労務トラブルが起き、対応根拠の不備が明らかになった

これらのタイミングで就業規則を弁護士と一緒に確認する習慣を持つことが、最もシンプルで確実な再発防止策です。「法律が変わったかもしれないけど、どこが変わったかわからない」という状態を、顧問弁護士がいれば防げます。

また、懲戒・解雇・退職勧奨の場面では、対応の手順を社内で標準化しておくことが重要です。「面談記録は必ず残す」「指導・フィードバックはメールで送付する」「処分前に弁護士に確認する」というフローを社内で共有しておくだけで、トラブルが起きたときの対応力は大きく変わります。

就業規則のトラブルは、一件対応しても次の問題が別の条文の「穴」から出てくることがあります。重要なのは、その都度の修繕ではなく、会社の成長フェーズに合わせて規則全体を継続的に整えていく体制を持つことです。弁護士法人ブライトでは、弁護士歴平均14年以上のチームが、顧問先130社以上（実名公開）とともに、就業規則の整備から個別の労務相談まで継続的に関与しています。「困ったときだけ相談する弁護士」ではなく、「社内の法務部として機能する弁護士チーム」として、就業規則の課題を一緒に解決する体制を提供しています。

よくある質問

Q. 就業規則は社労士に頼んでいるので、弁護士は不要ではないですか？

A. 社労士は就業規則の作成・届出・労働保険・社会保険の手続きのプロです。一方、弁護士は「この規則が紛争になったときに会社を守れるか」「訴訟になった場合の法的リスクはどこか」という観点で確認できます。両者は役割が異なるため、特に解雇・懲戒・退職勧奨など法的リスクの高い場面では、弁護士の確認も合わせて行うことをおすすめします。

Q. 就業規則を変更すると、従業員に不利益になることがあると聞きました。どうすればいいですか？

A. 就業規則の変更が従業員に不利益を与える場合（賃金引き下げ、休暇の削減など）は、変更の合理性と周知が必要です。一方、会社にとって有利な方向（懲戒事由の追加など）であっても、周知・合理性の問題は生じます。変更前に弁護士に確認することで、「あとから無効」と判断されるリスクを減らせます。

Q. フレックスタイム制を導入しているのですが、残業代の計算に自信がありません。

A. フレックスタイム制は、労使協定の届出・清算期間の設定・コアタイムの運用が適正でないと、「法定のフレックス制ではない」とみなされ、通常の残業代計算に戻る可能性があります。実際に顧問先でも、「労使協定を提出しているつもりだったが確認が必要」というケースがありました。社労士・弁護士双方に確認を取ることが確実です。

Q. 問題社員の解雇を検討しています。就業規則は関係しますか？

A. 解雇の有効性は、就業規則上の解雇事由に該当するかどうかが基本的な判断基準のひとつです。また、懲戒解雇の場合は懲戒事由・手続きが規則に明記されていることも必要です。「この社員の行為は就業規則のどの条項に該当するか」を弁護士と確認してから動くことが、後のトラブルを防ぐ最も効果的な方法です。

この記事の監修者

和氣 良浩（わけ よしひろ）

弁護士法人ブライト｜代表弁護士／パートナー弁護士

弁護士歴20年（2006年登録）／大阪弁護士会／大阪大学法学部卒

専門：顧問弁護士・企業法務・M&A・経営権紛争・事業再生

就業規則の整備・労務トラブル対応・問題社員への対応など、経営上の法務課題を継続的に相談できる顧問弁護士をお探しの方は、弁護士法人ブライト「みんなの法務部」にお問い合わせください。顧問先130社以上の実名を公開しており、弁護士歴平均14年以上の経験豊かな弁護士が対応します。企業法務窓口：0120-929-739（平日9:00〜18:00）