利益相反と議事録｜承認したのに責任を問われる会社が見落としていること

「取締役会で承認したから大丈夫だと思っていた」——そう話す社長の相談が、後を絶ちません。

代表取締役が関わる不動産の売買、グループ会社間の資金移動、役員が関係する業者との契約。こうした取引をするとき、「一応みんなで話し合って決めた」という感覚はあります。でも、その話し合いが議事録に正しく残っているかどうか、後から問われたとき証明できるかどうか——そこまで確認している会社は、決して多くありません。

利益相反取引は、正しい手続きを踏んでいれば問題にならない。しかし、手続きが「形だけ」になっていると、承認した側の取締役全員が責任を問われることがあります。この記事では、なぜその判断ミスが起きるのか、議事録に何を残すべきか、どのタイミングで専門家を使うべきかを、実務の視点から整理します。

「承認した」では足りない——利益相反と議事録の関係

会社法356条は、取締役が会社と利益相反する取引をするとき、取締役会（または株主総会）の承認を受けなければならないと定めています。代表取締役が個人で持っている土地を会社に売る、関係会社との間で業務委託契約を結ぶ、こういった場面が典型例です。

承認を受けることは、あくまでも「スタートライン」にすぎません。重要なのは、何を、どのように承認したかが、議事録に明確に記録されているかどうかです。

取締役会で利益相反取引を承認した場合、その取締役は会社法365条に基づき、取引後に「重要な事実」を取締役会に報告する義務も負います。承認のプロセスと事後報告の両方が記録として残って初めて、手続きが完結したといえるのです。

なぜ「形式的な承認」が問題になるのか——判断ミスの構造

社長がこのミスを犯すのは、悪意があるからではありません。多くの場合、次のような「思い込み」が原因です。

• 「役員は全員知っているから、わざわざ細かく書かなくてもいい」
• 「同族会社だし、みんなで話して決めたんだから議事録は後でまとめればいい」
• 「取締役会で反対が出なかったから、承認されたということでいい」

しかし、裁判所はこう見ます。議事録に記録がなければ、承認がなかったのと同じ。取引の内容・条件・承認の理由が残っていなければ、事後的に「審議が不十分だった」「承認の範囲が不明確だった」として、承認した取締役全員の善管注意義務違反が問われることがあります。

さらに見落とされがちなのが、利益相反取引に関係する取締役の議決権の問題です。その取締役本人は、その議案について議決権を行使できません。もし利益相反のある取締役が議決権を行使し、その票を除いたら定足数を満たさなかった——そういう事態になると、決議そのものが無効になるリスクがあります。

「話し合った」という事実だけでは、会社も取締役も守られません。

問題が起きる前にできること——予防としての議事録設計

利益相反の問題は、取引が完了してから気づいても、手遅れになることがあります。予防のために会社がすべきことは、大きく三つです。

① 利益相反取引に該当するかを事前にチェックする

代表取締役や役員が当事者となる取引、役員が関係する法人との取引、役員の債務を会社が保証するケースなど、「利益相反に当たるかもしれない」という取引のリストを社内で共有しておきましょう。迷ったら事前に確認する、という習慣が最初の防波堤になります。

② 承認前に「何を承認するか」を整理する

議事録に記載すべき内容は、単に「承認した」だけではありません。取引の相手方、取引の目的・内容、取引条件（金額・期間・条件等）、なぜその条件が会社にとって相当かの理由——これらが読み取れる議事録でなければ、形式を満たしたとはいえません。

③ 事後報告の記録も残す

取引後の重要事実の報告も、議事録または書面で記録します。「承認→実行→報告」の流れが書面で完結して初めて、手続きが正しく終わったといえます。

問題発生時の対応フロー——証拠の残し方

「取引後に株主や第三者から異議を唱えられた」「融資審査や事業承継の場面で議事録の内容を問題視された」——そういう局面が来たとき、会社が持っておくべき証拠は何でしょうか。

1. 取締役会の招集通知と出席記録：議案を事前に通知していたか、誰が出席していたかを確認。
2. 議事録そのもの：承認の内容・理由・議決権行使の状況（利益相反関係者の退席・不行使を含む）が記載されているか。
3. 取引条件の根拠資料：なぜその価格・条件が相当かを示す査定書・見積書・比較資料など。
4. 事後報告の記録：取引が完了した後、取締役会に対して報告した記録。

これらが揃っていれば、後から「手続きが不十分だった」という主張への反論が可能になります。逆に言えば、証拠は紛争になってから急に作れるものではありません。取引の時点で記録を残しておくことが、唯一の手段です。

失敗事例の構造——なぜ相談が遅れ、証拠がなかったのか

実際の相談の現場で繰り返し見られるパターンがあります。

「グループ会社間の取引だったので、社内の話だと思っていた」。役員全員が親族か古参社員で、異議が出ないことが当たり前になっている環境では、「わざわざ議事録を作り込む必要性」が感じにくい。取締役会自体が形式化し、議事録は後から経理担当がまとめる——そういう会社で問題が起きます。

「専門家に相談しなかった理由」は、多くの場合シンプルです。「いつもやってきたことだから」「今回も同じだろう」——過去に問題にならなかった経験が、リスクへの感度を鈍らせる。相談が遅れるのは、問題が起きてから初めて「これは普通のことではなかった」と気づくからです。

事業譲渡や事業承継など、会社の構造が変わる場面では特に注意が必要です。新しい関係者が加わったとき、過去の手続きのずさんさが初めて表面化します。顧問先からの相談でも、「以前の取引について、今になって議事録の不備を指摘された」というケースは少なくありません。

また、複数の会社間をまたぐ取引（たとえばグループ会社間の事業譲渡や、役員が共通する会社間の契約）では、どの会社でどの手続きが必要かが複雑になり、抜け漏れが生じやすい。弁護士が利益相反の可能性を早期に整理し、各社の手続きを並行して確認することで初めて、全体のリスクが見えてきます。

うちの会社ではどう考えればいいのか——規模別の判断基準

「上場会社の話でしょ」と思われることがありますが、利益相反の問題は中小企業ほど起きやすい。なぜなら、同族経営や少人数の役員構成では、「取締役が同時に取引の相手方になる」場面が日常的に発生するからです。

まず確認すべき基本的な問いはこれです。

• 取締役（またはその配偶者・子・親族）が関係する会社との取引はないか
• 代表取締役が個人で保有する資産（不動産・債権）を会社が買い取る、または担保提供を受けていないか
• 役員を連帯保証人にする取引はないか（会社が役員の債務を保証する場合は逆方向の利益相反）

これらに一つでも該当する取引があれば、取締役会の承認と、その内容を正確に残した議事録が必要です。「社長が決めた」「役員全員知っている」という事実は、法的な承認の代替にはなりません。

次の一手として：まず直近1〜2年の取引を振り返り、利益相反に該当する可能性のあるものをリストアップしてください。議事録が残っているか、内容が十分かを確認し、不備があれば弁護士に相談のうえ対応策を検討することをお勧めします。

再発防止策——「毎回ゼロから考えない」仕組みをつくる

利益相反の問題を繰り返さないために重要なのは、「その都度弁護士に聞く」ではなく、社内に判断の軸を持つことです。

• 利益相反チェックリストの整備：取引の開始前に、担当者が自己チェックできる簡易なリストを用意する。
• 議事録テンプレートの整備：利益相反取引の承認決議について、記載すべき項目を明記したひな形を準備する。
• 定期的な取締役会の形式確認：招集通知・議事録・出席簿のセットが毎回正しく保管されているかを、年1回棚卸しする。
• 関連会社間取引のマッピング：グループ会社や役員関係者との取引を可視化し、どの取引に利益相反リスクがあるかを一覧で管理する。

「問題が起きてから対処する」から「問題が起きない構造を作る」への転換。これが、会社を守る法務の本質です。

利益相反の問題は一度対応して終わりではありません。会社が成長し、役員構成が変わり、グループ会社が増えるたびに、新たな利益相反リスクが生まれます。取引のたびに個別対応するのではなく、利益相反チェックと議事録の作成ルールを社内規程に組み込み、顧問弁護士と継続的に確認し合える体制を整えることが、もっとも実効性の高いリスク管理です。弁護士法人ブライトでは、顧問先130社以上の実名を公開しており、企業法務部の弁護士歴平均14年以上の弁護士が、議事録の設計から社内規程の整備まで継続してサポートします。「みんなの法務部」として、社長の判断の質を上げ続けることが私たちの役割です。

よくある質問（Q&A）

Q1. 取締役会がない会社（取締役1名のみ）でも、利益相反の手続きは必要ですか？

はい、必要です。取締役会を設置していない会社では、株主総会の承認が必要になります（会社法356条1項）。社長一人が唯一の取締役であっても、株主が複数いる場合は株主総会を開いて承認決議を行い、議事録を残してください。株主が一人のみの場合でも、書面決議の形で記録を残しておくことが安全です。

Q2. 利益相反取引を承認した議事録に、何を書けば十分ですか？

最低限必要な記載は、①取引の相手方の氏名・名称、②取引の目的・内容、③取引条件（価格・期間・その他の主要条件）、④その条件が会社にとって相当である理由、⑤利益相反関係にある取締役の議決権不行使・退席の記録、⑥出席取締役全員の賛否——これらです。「承認した」の一文だけでは不十分であり、後から問われたときに審議の実質が伝わる内容にする必要があります。

Q3. 過去の取引で議事録が不備のまま残っています。今から対処できますか？

取引が既に完了している場合、遡って議事録を「正式なもの」として作り直すことは法的に問題があります。ただし、当時の状況を整理した補足資料を作成したり、関係者の確認書・陳述書を取得したりすることで、手続きの実態を示す証拠を補完できる場合があります。対応策は状況によって異なりますので、早めに弁護士に相談することをお勧めします。

Q4. グループ会社間の取引も利益相反になりますか？

なります。代表取締役や役員が複数のグループ会社に関係している場合、ある会社の取締役が別の会社との取引を承認する場面で利益相反が生じます。特にグループ内の資金移動、不動産の貸借、業務委託などは見落とされやすい場面です。グループ会社間取引については、各社の利益相反チェックを並行して行う必要があります。

この記事の監修者

和氣 良浩（わけ よしひろ）

弁護士法人ブライト｜代表弁護士／パートナー弁護士

弁護士歴20年（2006年登録）／大阪弁護士会／大阪大学法学部卒

専門：顧問弁護士・企業法務・M&A・経営権紛争・事業再生

利益相反取引・議事録の整備など、会社の法務リスク全般を継続的に相談できる顧問弁護士をお探しの方は、弁護士法人ブライト「みんなの法務部」にお問い合わせください。顧問先130社以上の実名を公開しており、企業法務部の弁護士歴平均14年以上の経験豊かな弁護士が対応します。企業法務窓口：0120-929-739（平日9:00〜18:00）