監修：和氣 良浩（わけ よしひろ） 弁護士法人ブライト｜代表弁護士｜大阪弁護士会 大阪で中小企業の企業法務・顧問弁護士サービスを提供しています。 問題社員への口頭注意を続けても改善せず、「次は書面を出したいが、何を書けばよいのか」「警告書を出した直後に処分へ進んでよいのか」と悩む会社は少なくありません。問題社員対応で会社が作る書類には、調査記録、注意指導書、警告書、弁明機会付与通知書、懲戒処分通知書、退職合意書などがあります。 大切なのは、ひな形の空欄を埋めることではありません。確認できた事実、就業規則、これまでの指導、本人の説明、会社が求める改善を一つの流れとして記録することです。書面だけが先走ると、事実と表現がずれたり、会社がまだ決めていない処分を予告したりして、後の説明が難しくなります。 この記事では、会社側・使用者側の実務に絞り、各書面の役割、記載例、交付時の記録、弁護士へ相談するタイミングを整理します。個別の処分が有効かどうかは、就業規則や事実関係により異なるため、書面を出す前の点検が重要です。 この警告書を出す前に、書面と手順を点検しませんか 弁護士法人ブライトは、法務部がない会社の外部法務部です。顧問先142社以上、企業法務部の弁護士歴平均14年以上の体制で、注意指導から再発予防まで継続して支援します。 問題社員対応について相談する 顧問サービス（みんなの法務部プラン）を見る 問題社員対応で会社が作る書類の全体像 書類は、処分を正当化するために後から作るものではありません。会社がその時点で何を確認し、本人に何を伝え、どのような改善機会を設けたかを残すものです。次の順序は実務上の目安であり、すべての案件で全書類が必要になるわけではありません。 段階 会社の目的 主な書類 確認点 事実確認 行為と業務への影響を特定する 調査記録、ヒアリングメモ、資料一覧 評価語ではなく日時・場所・発言・指示を記録 改善指導 求める行動を本人へ伝える 注意指導書、改善計画、警告書 改善内容と確認日を具体化 本人の説明 認否と事情を確認する 弁明機会付与通知書、面談記録 回答方法・期限を無理なく設定 会社の判断 就業規則と事実に基づき方針を決める 懲戒処分通知書、解雇通知書など 処分根拠、相当性、手続を個別に確認 終結・再発予防 合意内容や社内運用を明確にする 退職合意書、管理職向け運用記録 自由意思、権利関係、再発防止策を確認 会社が「解雇したい」と感じている場面ほど、最初の調査記録と改善指導を丁寧に進める必要があります。結論を先に決めてから資料を集めると、本人の説明を公平に検討していないと受け取られるおそれがあります。 書類を作る前の事実整理から相談できます 「注意書で足りるか」「警告書へ進むか」を、就業規則と指導記録に照らして整理します。 会社側の対応を相談する 調査記録・ヒアリングメモの作り方 「態度が悪い」ではなく事実を記載する 「協調性がない」「反省がない」といった評価だけでは、何が問題だったのかを第三者へ説明できません。記録には、①日時、②場所、③関係者、④具体的な指示や発言、⑤業務への影響、⑥確認資料、⑦本人の説明を分けて記載します。 たとえば「指示に従わない」ではなく、「○月○日午前、担当者が納期を伝えたところ、本人は対応しない旨を述べ、引継ぎをしないまま退席した。結果として別の担当者が当日中に対応した」と書きます。推測や人格評価を混ぜず、確認できた内容と未確認事項を区別します。 証拠の保存と閲覧範囲を決める メール、勤怠、業務チャット、顧客からの連絡、社内資料などは、取得日と出所を記録します。必要以上に関係者へ共有すると、名誉やプライバシーの問題が生じることがあります。調査担当者、決裁者、保管場所を決め、対象者以外の個人情報は必要な範囲に絞ります。 本人へのヒアリング記録 本人の認否、理由、健康状態や職場環境に関する申告、提出資料を記録します。面談記録への署名を得られない場合も、拒否された日時、同席者、会社から説明した内容を残します。署名拒否だけを処分理由として扱うのではなく、何が争われているのかを整理します。 注意指導書・警告書の記載例と使い分け 注意指導書に入れる項目 確認した具体的事実 会社が問題と考える理由と就業規則・業務指示との関係 求める改善行動 改善状況を確認する日と方法 本人が相談・説明できる窓口 改善要求は「意識を改めること」ではなく、「毎営業日17時までに進捗を所定の様式で報告する」など、本人と上司が確認できる行動に落とします。ただし、職種や業務内容に合わない過大な目標を設定すると、退職へ追い込む目的だったと疑われることがあります。 警告書の記載例 警告書（記載例） 当社は、○年○月○日及び同月○日に、あなたに対し、担当業務の進捗を所定の方法で報告するよう指導しました。しかし、○月○日現在、○件について報告がなく、担当者が状況を確認できない状態が生じています。 本書受領後は、毎営業日○時までに、所定の様式で進捗と未処理事項を上司へ報告してください。○月○日に改善状況を確認します。事実関係や業務上の支障について説明がある場合は、○月○日までに担当者へ申し出てください。 今後も同様の状況が続く場合は、就業規則その他の規程に基づく対応を検討することがあります。 この例は一般的な構成です。そのまま使うのではなく、実際に確認した事実、既存の指導、該当規定、業務への影響に合わせて修正してください。「必ず懲戒解雇する」など、まだ決まっていない結論を断定する表現は避けます。 交付拒否に備える 面談で趣旨を説明し、受領欄への署名を求めます。署名がないからといって直ちに書面が無効になるわけではありません。拒否された場合は、同席者、説明内容、拒否の事実を記録し、メールや郵便など別の到達方法も検討します。郵便方法だけで結論を出さず、就業場所、登録住所、本人との連絡状況に応じて選びます。 警告書の表現と交付手順を一緒に確認します 一通の書面だけでなく、注意指導、本人説明、次回確認までを一続きに設計します。 書面を出す前に相談する 弁明機会付与通知書と面談記録 懲戒を検討する場面では、就業規則に定めた手続と、対象行為の内容を確認し、本人が説明できる機会を設けます。弁明の方法や期間について、すべての会社に共通する一律の正解があるわけではありません。就業規則、事案の複雑さ、本人が資料を確認する時間、連絡可能性などを踏まえます。 通知書には、対象事実、会社が確認した資料、回答を求める事項、回答方法、期限、面談日時、代理人・資料提出の扱い、窓口を記載します。本人の反論を形式的に受け取るだけでなく、追加調査が必要か、事実認定が変わるかを検討し、その過程も記録します。 具体的なひな形と交付手順は、弁明機会付与通知書のひな形・記載例で詳しく整理します。本記事は書類全体の順序を確認するための案内記事です。 懲戒処分通知書・解雇通知書を作る前の確認 労働契約法15条は、懲戒が、労働者の行為の性質・態様その他の事情に照らして客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合、権利濫用として無効になる旨を定めています。同法16条も、解雇について同様の枠組みを定めています。 したがって、就業規則に該当条項があるだけで処分が決まるわけではありません。事実の裏付け、過去の取扱い、本人の説明、改善機会、行為の重大性、処分の均衡を検討します。懲戒委員会の開催が常に法令上必須というわけではありませんが、就業規則に手続が定められている場合は、その規定を確認します。 解雇を選ぶ場合は、解雇の有効性と解雇予告の手続を分けて確認します。厚生労働省の解説では、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性のほか、原則として30日前の予告又は不足日数分の解雇予告手当が必要と説明されています。 退職合意書を作るときの注意点 退職合意書は、退職日、賃金・退職金、有給休暇、貸与品、秘密情報、会社からの支払、双方の債権債務などを整理する書面です。本人の自由な意思に基づく合意であることが重要です。面談回数や言動によっては、退職強要と主張されるおそれがあります。 広すぎる権利放棄条項を入れれば紛争を防げるとは限りません。何を解決する合意なのか、本人に説明する時間を設けたか、持ち帰りや専門家への相談を妨げていないかを確認します。会社が急ぐ事情だけで署名を迫らない運用が必要です。 処分通知や退職合意へ進む前に確認できます 会社の結論を急がず、記録・規程・本人説明・選択肢を整理します。 問題社員対応を相談する 書面を出す前に弁護士へ相談したいケース 本人が事実を否認し、関係者の説明も食い違っている ハラスメント、内部通報、労災、休職・メンタルヘルスの申告がある 労働組合や代理人から連絡が来ている 懲戒、降格、配置転換、退職勧奨、解雇を検討している 以前の指導記録がほとんどない 就業規則の条項や社内手続が現状に合っているか不明 スポット相談で一通の書面を点検する方法もあります。継続的に問題社員対応が発生する会社では、顧問契約により、事実確認、面談、注意指導、書面交付、管理職の運用、再発予防まで同じ方針で進めやすくなります。顧問契約がなければ相談できないという意味ではありません。会社の状況と必要な支援範囲に応じて選べます。 無断欠勤への連絡と通知は「無断欠勤・音信不通の社員への対応手順」、問題社員対応全体は「問題社員への対応手順」もご覧ください。 よくある質問 Q. 警告書は何回出せば処分できますか A. 一律の回数で決まるものではありません。行為の内容、過去の指導、改善可能性、就業規則、社内の取扱いなどを個別に確認します。回数を満たすことだけを目的に同じ書面を繰り返すより、改善内容と結果を具体的に記録することが重要です。 Q. 受領印を拒否されたら書面は無効ですか A. 直ちに無効になるとは限りません。説明日時、同席者、拒否の状況を記録し、メールや郵便など到達を示せる方法を検討します。 Q. 大阪以外の会社も相談できますか A. 対応地域や面談方法は個別に案内します。大阪の会社はもちろん、オンラインを含む相談方法についてお問い合わせください。 Q. 書面の点検だけでも相談できますか A. 相談できます。書面の文言だけでなく、事実の裏付け、交付方法、次の対応まで確認すると、社内運用がぶれにくくなります。 問題社員対応を、書面一通で終わらせないために この通知を出す前の点検から、継続する注意指導・再発予防まで支援します。 会社側の労務相談をする 継続支援の内容を見る ※本記事は一般的な情報提供を目的とするもので、個別案件についての法的判断を示すものではありません。 会社側・使用者側で対応 いま「記録と注意指導」の段階の方へ｜次に読むべきページ → 同じ段階の解説：報連相をしない・虚偽報告をする社員への対応→ 次の段階＝処分の検討：懲戒処分の進め方→ 問題社員対応の特化ページ（タイプ別の対応・解決事例・費用） 会社側の問題社員対応チェックリストを確認する
